Organismes de formation : formalités administratives

● Qui est tenu à la déclaration d’activité ?
Tout prestataire de formation, qui exerce à titre principal ou accessoire, doit adresser une déclaration d’activité au Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de sa région (DEETS en Outre-Mer).

Cette déclaration d’activité indique la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité et le statut juridique du déclarant.

Elle doit être accompagnée d’un certain nombre de pièces justificatives.

La déclaration est déposée auprès de la DREETS-DEETS (SRC) compétente en raison – soit du lieu du principal établissement, soit du lieu où est assurée sa direction effective, soit du lieu de son siège social.

Les services de l’État en charge du contrôle
Répartis sur l’ensemble du territoire au sein des Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités – DREETS (DEETS en Outre-Mer), les Services régionaux de contrôle (SRC) s’assurent du respect de la réglementation et de la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle. À cet effet, ils sont coordonnés par la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle.
Consulter le bilan d’activité 2019 des SRC.

● Quand et comment s’effectue la déclaration d’activité ?
Un formulaire simplifié en ligne
La déclaration est effectuée :
– au plus tard dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle (contrat conclu avec une personne physique qui entreprend, à ses frais, une formation à titre individuel),
– en ligne, via le service Mon Activité Formation - guide utilisateur de la télédéclaration d’activité
– ou par courrier, au moyen de ce formulaire réglementaire (bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation et sa notice explicative), accompagné des pièces justificatives.

Sous 30 jours, attribution d’un numéro d’enregistrement si le dossier est recevable
Dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier complet, le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d’enregistrement à l’organisme qui satisfait aux conditions d’enregistrement de la déclaration d’activité. Jusqu’à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d’enregistrement, l’organisme est réputé déclaré.

À l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur les bons de commandes, devis ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, sous la forme suivante : « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro auprès du préfet de région de… ».

Le cas échéant, la décision de refus d’enregistrement est notifiée au prestataire de formation par le préfet de région dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration. Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration.

En savoir plus sur ce qui peut motiver le refus d’enregistrement.

Obligation de déclarer une modification ou cessation d’activité
Toute modification de l’un des éléments de la déclaration ainsi que la cessation d’activité du prestataire de formation font l’objet, dans un délai de 30 jours, d’une déclaration rectificative auprès du préfet de région destinataire de la déclaration d’activité.

La mise à jour de la déclaration peut être réalisée directement en ligne par le prestataire, via son espace Mon Activité Formation voir la fiche d’aide à l’utilisation de l’application.

Lorsqu’ils dispensent pour la première fois une action de formation par apprentissage, les organismes de formation - personnes morales de droit privé - transmettent une copie de leurs statuts au préfet de région, dans un délai de 30 jours. Cette obligation ne s’applique pas aux CFA d’entreprise.

Les interdictions d’exercer comme organisme de formation
Un certain nombre de crimes et délits justifient, à titre de peine complémentaire, l’interdiction, tant pour les personnes morales que physiques, d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle.

En savoir plus sur les condamnations qui peuvent prévoir une interdiction d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle.

● Qu’est-ce que le bilan pédagogique et financier ?

Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle doit fournir à la DREETS-DDETS un bilan pédagogique et financier (BPF).

IMPORTANT : Vous n’avez plus à envoyer une copie signée de votre BPF par courrier à la DREETS-DDETS, ni à joindre de bilan, compte de résultat et annexe du dernier exercice clos. La télétransmission du BPF par l’application fait foi.

Ce bilan retrace l’activité de prestataire de formation pour le dernier exercice comptable clos.

Comment remplir votre BPF ?
Vous renseignez le formulaire en ligne sur le site de télédéclaration. À compter de 2019, la saisie et la transmission en ligne de votre BPF vous dispense de l’envoi du formulaire par la Poste au Service régional de contrôle (SRC) dont vous dépendez. Pour toute information, vous pouvez contacter le SRC : consulter l’annuaire des SRC.
Le site de télédéclaration.
Saisissez votre BPF via l’application "Mon activité formation". Vous pouvez également modifier en ligne les informations concernant votre structure.
Comment accéder à l’application "Mon activité formation" ?. Toute l’info en cliquant ici
Pour préparer la saisie du BPF, consulter le formulaire et sa notice. Pour toute information, vous pouvez contacter le service régional de contrôle (SRC) dont vous dépendez. Consulter l’annuaire des SRC.

En savoir plus sur le contenu du bilan pédagogique et financier d’un organisme de formation
La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à la DREETS-DDETS. Dans ce cas, les organismes ne peuvent plus organiser d’actions de formation et doivent introduire une nouvelle demande s’ils souhaitent reprendre cette activité.

Les organismes de formation de droit privé sont tenus d’établir chaque année :
– un bilan ;
– un compte de résultat ;
– une annexe.

En cas d’activités multiples, la comptabilité doit permettre de suivre, de façon distincte, l’activité de formation professionnelle.
Les organismes qui interviennent dans le déroulement des actions destinées à la validation des acquis de l’expérience (VAE) sont tenus de suivre en comptabilité, de façon distincte, cette activité lorsqu’ils exercent simultanément une ou plusieurs autres activités.
Ils doivent, en fonction du volume de leur activité et/ou de leur nombre de salariés, faire appel à un commissaire aux comptes.
En savoir plus sur les obligations comptables des organismes de formation.

Les organismes de droit privé dont l’activité principale est la formation professionnelle continue doivent appliquer la convention collective nationale étendue du 10 juin 1988.

Cette convention collective fixe un certain nombre de règles en matière de conditions d’emploi et de travail des formateurs et du personnel administratif, et notamment des formateurs occasionnels. L’organisme de formation peut en effet faire appel, ponctuellement, à des formateurs extérieurs :
– travailleurs indépendants (sans lien de subordination avec l’organisme et dûment déclaré),
– salariés sous contrat à durée déterminée.
Dans ce dernier cas, et si le formateur intervient moins de 30 jours par an pour l’organisme de formation, celui-ci peut calculer les cotisations de sécurité sociale dues, non pas sur le salaire réellement versé à l’intervenant occasionnel, mais sur une assiette forfaitaire. Sur cette question, on peut se reporter aux informations figurant sur le site de l’Urssaf.

Les justificatifs exigés lors de la déclaration d’activité d’un organisme de formation
Selon l’article R. 6351-5 du code du travail, la déclaration d’activité doit être accompagnée des pièces justificatives suivantes :
1. Une copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
2. Le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques ;
3. Une copie de la première convention de formation professionnelle relative à une action concourant au développement des compétences prévues à l’article L. 6313-1, ou du premier contrat de formation professionnelle prévu à l’article L. 6353-3 ou, s’il y a lieu, d’un contrat d’apprentissage lorsque l’entreprise dispose d’un centre de formation d’apprentis d’entreprise mentionné au I de l’article L. 6241-2 ;
4. Pour les personnes morales de droit privé qui dispensent des actions de formation par apprentissage, à l’exception des centres de formation d’apprentis d’entreprise, une copie de leurs statuts ;
5. Les informatives relatives au contenu des actions, à l’organisation et aux moyens techniques et pédagogiques mobilisés lorsque ces informations ne figurent pas sur les pièces produites en application du 3°.
L’administration peut demander un justificatif relatif à la première prestation de formation réalisée, au public bénéficiaire ou à la nature de cette prestation. Elle peut aussi demander un justificatif relatif aux titres et qualités des personnes qui interviennent dans la réalisation de la prestation et à la relation entre ces titres et qualités et la prestation.

Les motifs de refus d’enregistrement d’un organisme de formation
L’enregistrement peut être refusé de manière motivée, avec indication des modalités de recours, dans les cas suivants :
1. Les prestations prévues à la première convention de formation professionnelle ou au premier contrat de formation ne correspondent pas aux actions de formation professionnelle qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation, et qui sont mentionnées à l’article L. 6313-1 du code du travail ;
2. Les dispositions du code du travail relatives à la réalisation des actions de formation professionnelle (convention de formation, contrat de formation, obligations à l’égard du stagiaire) ne sont pas respectées ;
3. L’une des pièces justificatives n’est pas produite.
Les organismes de formation qui exercent leur activité sur le territoire français, mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire, désignent un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom aux obligations relatives au respect de la réglementation de la « formation professionnelle tout au long de la vie ». Le représentant doit avoir été immatriculé ou avoir déclaré son activité auprès d’un centre de formation des entreprises. Dans ce cas, l’organisme se déclare auprès du préfet de région compétent à raison du lieu du domicile de ce représentant.
Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social est situé dans un autre État membre de la Communauté européenne ou de l’Espace économique européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.

Liste des crimes et délits pouvant justifier une interdiction d’être prestataire de formation professionnelle

Un certain nombre de crimes et délits justifient, à titre de peine complémentaire, l’interdiction, tant pour les personnes morales que physiques, d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle au sens de l’article L. 6313-1 du code du travail, pour une durée de 5 ans. Sont concernés :
‣ les crimes d’eugénisme et de clonage reproductif (articles 215-1 et 215-3 du code pénal) ;
‣ l’importation ou l’exportation illicites de stupéfiants, le fait de provoquer le suicide d’autrui, le fait d’obtenir d’une personne, dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur, la fourniture de services non rétribués ou en échange d’une rétribution manifestement sans rapport avec l’importance du travail accompli, l’escroquerie et l’usurpation de titres (articles 222-36, 223-13, 225-13, 313-7 et 433-17 du code pénal) ;
‣ l’abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse (article 223-15-3 du code pénal) ;
‣ l’exercice illégal de la médecine et de la pharmacie (articles L. 4161-5 et L. 4223-1 du code de la santé publique).
L’objectif est de lutter contre le prosélytisme de mouvements sectaires exerçant leur influence sous couvert d’organismes de formation.

Le contenu du bilan pédagogique et financier d’un organisme de formation

Le bilan pédagogique et financier doit indiquer :
‣ les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
‣ le nombre de stagiaires et d’apprentis accueillis ;
‣ le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
‣ la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
‣ les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ;
Sur demande du préfet de région territorialement compétent, les prestataires sont tenus de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer.

Un plan comptable spécifique
Les dispensateurs de formation de droit privé à activités multiples ou à activité unique, si celle-ci représente plus de 15 244 € de chiffre d’affaires, doivent suivre leur comptabilité conformément au plan comptable adapté aux organismes de formation.

La désignation d’un commissaire aux comptes
Les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s’ils atteignent deux des trois seuils suivants :
‣ trois salariés en contrat à durée indéterminée ;
‣ 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources ;
‣ 230 000 € au total du bilan.
Des règles propres aux organismes de formation de droit public existent aussi, notamment l’obligation de tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation.

Une exonération possible de TVA

Le dispensateur de formation de statut privé peut être exclu du champ de la TVA pour les activités réalisées dans le domaine de la formation professionnelle continue.
Pour bénéficier de cette exonération de TVA, le prestataire de formation doit demander à la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS-DDETS) d’attester qu’il exerce son activité conformément à la réglementation sur la formation professionnelle continue.
L’imprimé de demande d’attestation est disponible auprès du service des impôts ou par téléchargement : Formulaire Cerfa n°10219*17 (demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue).