Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?
Publié le 14 septembre 2023 | Dernière mise à jour le 31 octobre 2023
Aussi, depuis le 1er septembre 2023, la prise en charge par l’employeur du titre de transport collectif pour les déplacements domicile-travail des agents de la fonction publique atteint 75 %, contre 50 % auparavant.
Êtes-vous concerné par la prise en charge des frais de transport de vos salariés ?
Tous les employeurs, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d’abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s’agissant de « moyens de transports publics » (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos », précise le code du travail.
Quels moyens de transport donnent lieu à une participation obligatoire de l’employeur ?
Votre obligation de participation concerne uniquement les abonnements souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (art. L. 3261-2 du code du travail).
Plus concrètement, votre participation est obligatoire à condition que le salarié possède l’un des titres suivants :
- une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité ou illimité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public
- un abonnement à un service public de location de vélos.
À savoir : Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.
Quel est le montant de votre participation à la prise en charge obligatoire des frais de transport des salariés ?
Vous devez participer au coût des abonnements des salariés à hauteur de 50 %. La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.
Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple : le train et le bus).
Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % ».
- Pour les années 2022 et 2023, le seuil d’exonération des cotisations sociales est porté à 75 %, y compris lorsque l’éloignement du domicile repose sur des convenances personnelles du salarié.
- En fonction de leur durée de travail, la prise en charge des frais de transport des salariés diffère :
– si vos salariés effectuent au minimum la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire de travail (soit 35 heures), vous devez prendre en charge leurs abonnements comme pour un salarié à temps complet, c’est à dire à hauteur de 50 %
– si leur durée de travail est inférieure, la prise en charge est calculée au prorata des heures travaillées.
Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?
Pour procéder à la prise en charge, vos salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Vous devez alors rembourser la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.
Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.
Quels moyens de transport peuvent donner lieu à une prise en charge facultative de l’employeur ?
L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés. Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie. Cette possibilité est mise en place par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale, et bénéficie alors à tous les salariés de l’entreprise (stagiaires compris).
Cette prise en charge peut alors prendre plusieurs formes :
versement d’une « prime transport » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant (ou des frais d’alimentation d’un véhicule électrique) des salariés
versement d’une indemnité kilométrique calculée selon le barème des frais professionnels .
Le plafond annuel d’exonération de la prime de transport est augmenté pour les années 2022 et 2023.
- Pour les frais de carburant : 400 € (au lieu de 200 €)
- Pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène : 700 € (au lieu de 500 €)
- En Guadeloupe, Guyane, Martinique et à La Réunion et Mayotte : ces seuils sont respectivement portés à 600 € et 900 €.
- Par ailleurs, la prise en charge obligatoire par l’employeur de 50 % du prix des frais de transports publics est cumulable avec la prime de transport.
Source : article 2 - Loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022
Le forfait mobilités durables dans le secteur privé
Avec le forfait mobilités durables (FMD), qui est entré en vigueur le 10 mai 2020, les employeurs peuvent prendre en charge, sans obligation, les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail via les moyens de transport suivants :
- le vélo, avec ou sans assistance
- le covoiturage en tant que conducteur ou passager
- les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement)
- les autres services de mobilité partagée
- le cyclomoteur (véhicule de catégorie L1e ou L2e), la motocyclette (véhicule de catégorie L3e ou L4e) et l’engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) en location ou en libre-service
- depuis le 1er janvier 2022, l’engin de déplacement personnel (motorisé ou non) dont le salarié est propriétaire.
La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 700 € par an et par salarié en 2022 et 2023, et 900 € pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte.
Lorsque le salarié cumule le forfait mobilités durables avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, le plafond d’exonération est relevé de 600 à 800 €.
En savoir plus sur le forfait mobilités durables dans le privé
Le forfait mobilités durables dans le secteur public
Le forfait mobilités durables s’applique également aux agents de la fonction publique qui ont recours, pour se rendre depuis leur résidence habituelle sur leur lieu de travail (au minimum 30 jours par an) :
- au covoiturage (en tant que conducteur ou passager)
- à l’utilisation de leur vélo (avec ou sans assistance électrique).
Le FMD a été étendu à l’utilisation :
- d’un engin de déplacement personnel motorisé (trottinettes, mono-roues, gyropodes, hoverboard...)
- d’un service de mobilité partagée :
o location en libre-service de véhicules équipés d’un moteur ou d’une assistance non thermique, ;
o les services d’autopartage de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes.
Le montant de ce forfait s’élève à :
100 euros lorsque le nombre de déplacements est compris entre 30 et 59 jours
200 euros lorsque le nombre de déplacements est compris entre 60 et 99 jours
300 euros lorsque le nombre de déplacements est d’au moins 100 jours.
Source : article 1 - arrêté du 13 décembre 2022 modifiant l’arrêté du 9 mai 2020 pris pour l’application du décret n° 2020-543 du 9 mai 2020
Tout comme dans le secteur privé, cette indemnité forfaitaire est exonérée d’impôts et de prélèvements sociaux.
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